Privacybeleid

Bijgewerkt op 18 december 2023.

 

Privacyverklaring Cityfans

Inleiding 

Wij begrijpen het belang van het zorgvuldig omgaan met uw persoonlijke gegevens wanneer wij, Digital Travel House B.V., handelend onder de naam Cityfans, (Cityfans of wij), deze verwerken bij het leveren van onze diensten, inclusief het verstrekken van het Cityfans-platform.  In deze privacyverklaring zullen wij in algemene termen uiteenzetten hoe wij uw persoonlijke gegevens verwerken. In deze context betekent persoonlijke gegevens alle gegevens die direct of indirect een natuurlijke persoon identificeren. Mochten wij u specifiek moeten informeren over bepaalde zaken, dan zullen wij dit doen onder verwijzing naar deze privacyverklaring. 

Verwerkingsverantwoordelijke

Wij zijn verantwoordelijk voor de beschreven verwerkingsactiviteiten in deze privacyverklaring. Voor deze activiteiten bepalen wij het doel en de middelen van de verwerking. Wij verwerken persoonlijke gegevens altijd in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving inzake gegevensbescherming, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). 

Categorieën personen

Wij verwerken de persoonlijke gegevens van de volgende categorieën personen:

1. Klanten - personen die (potentiële) klanten zijn en personen die in dienst zijn van (potentiële) klanten. 
2. Leveranciers - personen van wie wij producten of diensten kopen en personen in dienst van (potentiële) leveranciers.
3. Websitebezoekers - personen die de website van Cityfans bezoeken.
4. Sollicitanten - personen die op zoek zijn naar een baan of personen die daadwerkelijk solliciteren bij Cityfans. 
5. Medewerkers – personen die bij Cityfans werken of hebben gewerkt.
6. Derden - personen waarvan de persoonlijke gegevens in onze bestanden voorkomen, andere personen waarmee wij contact hebben. 

Minderjarigen

Algemeen gesproken leveren wij onze diensten niet aan personen jonger dan 18 jaar en verwerken wij niet bewust persoonlijke gegevens van minderjarigen. Indien wij ontdekken dat wij (onbedoeld) persoonlijke gegevens van minderjarigen hebben verwerkt, zullen wij passende maatregelen nemen, zoals het verkrijgen van toestemming van ouders of voogden, of het direct verwijderen van de gegevens.

 

Categorieën persoonlijke gegevens 

Klanten 

Van klanten verwerken wij, voor zover redelijkerwijs noodzakelijk, de volgende gegevens:

1. Contactgegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer, land van verblijf.
2. Facturatiegegevens: gegevens voor het maken van facturen, inhouding van belasting, berekening en registratie van betalingen en terugbetalingen, en vorderingen innen.
3. Andere gegevens: gegevens waarvan de verwerking vereist is op grond van geldende wet- en regelgeving, of gegevens die klanten ons uit eigen beweging verstrekken, zoals het vakgebied en de expertise. 

Leveranciers 

Van leveranciers verwerken wij, voor zover redelijkerwijs noodzakelijk, de volgende gegevens:

1. Contactgegevens: naam, adres, e-mailadres, handtekeningen, telefoonnummer, inschrijvingsnummer van de Kamer van Koophandel, btw-nummer, bankrekeningnummer, uniek identificatienummer (zaaknummer) en nationaliteit.
2. Bestelgegevens: gegevens over de diensten van onze leveranciers, zoals bestelgegevens, gegevens voor het berekenen en registreren van vergoedingen, inkomsten en/of uitgaven, betalingen verrichten en vorderingen innen.
3. Andere gegevens: (in sommige gevallen) een bewijs van goed gedrag en identiteitskaartgegevens, gegevens waarvan de verwerking vereist is op grond van geldende wet- en regelgeving, of gegevens die leveranciers ons uit eigen beweging verstrekken. 
    

Websitebezoekers en klanten

Van websitebezoekers verwerken wij, voor zover redelijkerwijs noodzakelijk, de volgende gegevens:

1. Communicatiegegevens: gegevens van het apparaat dat wordt gebruikt om de website te bezoeken, zoals het IP-adres en de gebruikte software. 
2. Technische gegevens: gegevens voor het identificeren en communiceren met websitebezoekers, of gegevens die worden geregistreerd om onze statistieken over websitebezoeken bij te houden.  

Sollicitanten

Van sollicitanten verwerken wij, voor zover redelijkerwijs noodzakelijk, de volgende gegevens:

1. Contactgegevens: naam, adres, e-mailadres, functietitel, titel, telefoonnummer, nationaliteit, geboortedatum, geboorteplaats en geslacht. 
2. Achtergrondinformatie: CV/curriculum vitae, academische en professionele kwalificaties en geschiedenis (inclusief cursussen, stages, ervaring en vorige werkgelegenheid), opleiding, (in sommige gevallen) een bewijs van goed gedrag, en sollicitatiedatum. 
3. Andere gegevens: gegevens die wij verzamelen uit een openbare bron, gegevens waarvan de verwerking vereist is op grond van geldende wet- en regelgeving, of gegevens die sollicitanten ons uit eigen beweging verstrekken.

Medewerkers

Van medewerkers verwerken wij, voor zover redelijkerwijs noodzakelijk, de volgende gegevens:

1. Contactgegevens: naam, adres, e-mailadres, functietitel, titel, handtekening, telefoonnummer, nationaliteit, geboortedatum, geboorteplaats en geslacht, foto, kopie paspoort, contactgegevens voor noodgevallen en uniek identificatienummer.
2. Achtergrondinformatie: CV/curriculum vitae, academische en professionele kwalificaties en geschiedenis (inclusief cursussen, stages, ervaring en vorige werkgelegenheid), opleiding, (in sommige gevallen) een bewijs van goed gedrag, en idiensttredings datum. 
3. Loonadministratie (en fiscale) gegevens: informatie met betrekking tot salaris, loonstroken, bankrekeningnummer inclusief kopie van een bankpas, sofi-nummer en loonbelastingformulier.
4. Andere gegevens: gegevens die wij verzamelen uit een openbare bron, gegevens waarvan de verwerking vereist is op grond van geldende wet- en regelgeving, of gegevens die medewerkers ons uit eigen beweging verstrekken.

Derden

Van derden verwerken wij, voor zover redelijkerwijs noodzakelijk, de volgende gegevens:

1. Contactgegevens: naam, adres, geslacht, e-mailadres, functietitel, titel, telefoonnummer, inschrijvingsnummer van de Kamer van Koophandel, btw-nummer, bankrekeningnummer, uniek identificatienummer, en nationaliteit.
2. Andere gegevens: gegevens die wij ontvangen van klanten of derden, of verzamelen uit een openbare bron, gegevens waarvan de verwerking vereist is op grond van geldende wet- en regelgeving, of gegevens die derden ons uit eigen beweging verstrekken. 

 

Verkrijgen van persoonlijke gegevens

Wij kunnen uw persoonlijke gegevens op drie manieren verkrijgen.

1. Van u of uw werkgever

Wij gebruiken gegevens die u of uw werkgever actief aan ons verstrekt, bijvoorbeeld wanneer u contact met ons opneemt om informatie te verkrijgen over onze diensten.

1. Automatisch verkregen

Wij verkrijgen automatisch bepaalde informatie over u. Bijvoorbeeld, wanneer u onze website bezoekt, verkrijgen wij automatisch informatie over u via cookies.

1. Bronnen van derden 

Wij verkrijgen ook informatie over u van derden. Bijvoorbeeld, wij kunnen informatie over u of uw bedrijf opvragen bij publieke bronnen, zoals het Handelsregister van de Kamer van Koophandel, of via socialemediaplatforms zoals LinkedIn.
 

Wettelijke grondslag en doeleinden

Er zijn zes mogelijke wettelijke grondslagen voor het verwerken van uw persoonlijke gegevens. 

1. Uitvoering van een overeenkomst. Als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst met u, kunnen wij uw persoonlijke gegevens voor dit doel verwerken. 
2. Wettelijke verplichting. Als dit noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting, kunnen wij uw persoonlijke gegevens voor dit doel verwerken. 
3. Gerechtvaardigd belang. Als het noodzakelijk is om persoonlijke gegevens over u te verwerken voor onze of andere gerechtvaardigde belangen, en deze belangen wegen zwaarder dan uw belangen of fundamentele rechten, kunnen wij uw persoonlijke gegevens verwerken.
4. Vitaal belang. Als het noodzakelijk is om persoonlijke gegevens over u te verwerken om uw vitale belangen te beschermen, kunnen wij uw persoonlijke gegevens verwerken. 
5. Algemeen belang. Als het noodzakelijk is om persoonlijke gegevens over u te verwerken voor de uitvoering van een taak van algemeen belang, kunnen wij uw persoonlijke gegevens verwerken. 
6. Toestemming. Principieel kunnen wij, als de bovengenoemde grondslagen niet van toepassing zijn, uw gegevens alleen verwerken als u ons hiervoor toestemming heeft gegeven. 

Van de zes mogelijke wettelijke grondslagen verwerken wij uw persoonlijke gegevens in principe op vier grondslagen (dat wil zeggen uitvoering van een overeenkomst, wettelijke verplichting, gerechtvaardigd belang en toestemming).

Klant - Als u een klant van ons bent, kunnen wij uw persoonlijke gegevens verwerken voor de volgende doeleinden: 

Doel	Grondslag
Uitvoering van een overeenkomst ter levering van diensten.	Uitvoering van een overeenkomst
Berekenen en registreren van inkomsten en/of uitgaven, en het innen en/of verrichten van betalingen.	Uitvoering van een overeenkomst
	Gerechtvaardigd belang
Verbetering van onze producten en diensten	Gerechtvaardigd belang
Afdwingen van onze rechten en risicobeheer.	Gerechtvaardigd belang
Voldoen aan onze wettelijke en regelgevende verplichtingen.	Wettelijke verplichting

 

Leverancier - Als u een leverancier aan ons bent, kunnen wij uw persoonlijke gegevens verwerken voor de volgende doeleinden:

Doel	Grondslag
Bestellingen plaatsen of inkopen diensten.	Uitvoering van een overeenkomst
	Gerechtvaardigd belang
Berekenen en registreren van inkomsten en/of uitgaven, en het innen en/of verrichten van betalingen.	Uitvoering van een overeenkomst
	Gerechtvaardigd belang
Onderhouden van contacten.	Gerechtvaardigd belang
Afdwingen van onze rechten en risicobeheer.	Gerechtvaardigd belang
Voldoen aan onze wettelijke en regelgevende verplichtingen.	Wettelijke verplichting

 

Websitebezoeker en klant - Als u een websitebezoeker en/of klant bent, kunnen wij uw persoonlijke gegevens verwerken voor de volgende doeleinden:

Doel	Grondslag
Onze website operationeel houden.	Gerechtvaardigd belang
Marketingactiviteiten, zoals het versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen voor evenementen.	Toestemming
Relevante informatie aanbieden.	Gerechtvaardigd belang
	Toestemming
Voldoen aan onze wettelijke en regelgevende verplichtingen.	Wettelijke verplichting

 

Sollicitant - Als u een sollicitant bent, kunnen wij uw persoonlijke gegevens verwerken voor de volgende doeleinden:

Doel	Grondslag
Beoordelen van de geschiktheid van de sollicitant voor beschikbare functie of open sollicitatie.	Uitvoering van een overeenkomst
	Gerechtvaardigd belang
Sollicitatiedocumenten langer dan 4 weken behouden en referenties verifiëren.	Toestemming
Voldoen aan onze wettelijke en regelgevende verplichtingen.	Wettelijke verplichting

 

Medewerker - Als u een sollicitant bent, kunnen wij uw persoonlijke gegevens verwerken voor de volgende doeleinden:

Doel	Grondslag
Voldoen aan onze verplichtingen als werkgever	Uitvoering van een overeenkomst
	Wettelijke verplichting
	Gerechtvaardigd belang
Afdwingen van onze rechten en risicobeheer.	Gerechtvaardigd belang
Voldoen aan onze wettelijke en regelgevende verplichtingen.	Wettelijke verplichting

 

Derde partij - Als u een derde partij bent, kunnen wij uw persoonlijke gegevens verwerken voor de volgende doeleinden:

Doel	Grondslag
Toegang tot ons kantoor toestaan.	Gerechtvaardigd belang
Marketingactiviteiten, zoals het versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen voor evenementen.	Toestemming
Relevante informatie aanbieden.	Gerechtvaardigd belang
	Toestemming
Evenementen organiseren.	Toestemming
	Gerechtvaardigd belang
Afdwingen van onze rechten en risicobeheer.	Gerechtvaardigd belang
Voldoen aan onze wettelijke en regelgevende verplichtingen.	Wettelijke verplichting

 

Delen van persoonlijke gegevens

Wij delen uw persoonlijke gegevens alleen met vertrouwde derden als zij deze persoonlijke gegevens nodig hebben om hun diensten te kunnen leveren. Wij zullen ervoor zorgen dat uw gegevens alleen worden gebruikt op een wijze die vergelijkbaar is met, of voor een doel dat vergelijkbaar is met, het doel waarvoor ze zijn verzameld, en alleen in overeenstemming met deze privacyverklaring en eventuele wettelijke verplichtingen. 
 

Wij kunnen uw persoonlijke gegevens delen met de volgende partijen:

1. Personen die voor ons werken, rechtstreeks of onrechtstreeks, en betrokken zijn bij de verwerking.
2. Leveranciers en personen die werken voor een van onze leveranciers (inclusief onderaannemers of dienstverleners) die betrokken zijn bij de verwerking, zoals hosting- en betalingsproviders. Met onze leveranciers delen wij strikt noodzakelijke informatie, zoals e-mailadres, datum van ervaring, aantal klanten per bestelling, enz.
3. Personen die werken voor de klant die onze diensten heeft ingeschakeld.
4. Personen die werken voor bevoegde autoriteiten, indien vereist door de wet, zoals toezichthoudende instanties, handhavingsinstanties en rechtbanken.

 

Beveiliging

Wij maken gebruik van verschillende passende technische en organisatorische maatregelen om de gegevensbeveiliging te waarborgen, waaronder bescherming tegen een inbreuk op de beveiliging die leidt tot de accidentele of onrechtmatige vernietiging, verlies, wijziging of ongeoorloofde openbaarmaking van, of toegang tot, dergelijke gegevens. Hierbij houden wij rekening met de stand van de techniek, implementatiekosten, de aard, omvang, context en doeleinden van de verwerking, evenals de risico's die de verwerking voor u met zich meebrengt. Personen die voor ons werken zijn uiteraard gebonden aan geheimhouding en moeten zich houden aan onze instructies gericht op de bescherming van uw persoonlijke gegevens. 

 

Cookies op onze website

Cookies zijn kleine tekstbestanden die op uw computer, laptop, tablet, smartphone of ander apparaat met internetverbinding kunnen worden geplaatst. Deze cookies kunnen worden opgeslagen en gelezen via uw webbrowser. Nadat een cookie is geplaatst, kan uw apparaat worden herkend zolang u dezelfde webbrowser gebruikt en zolang het cookie niet wordt verwijderd. Hierdoor is het bijvoorbeeld mogelijk om terug te klikken naar de eerder bezochte webpagina. Cookies kunnen ook worden gebruikt om het surfgedrag te analyseren. Naast cookies kunnen vergelijkbare technieken worden gebruikt, zoals webbeacons (ook wel "tags" genoemd), HTML5 Local Storage en Local Shared Objects (LSO's, ook wel "flash cookies" genoemd), en ingesloten scripts (ook wel "Javascripts" genoemd).
 

Op onze website hebben wij een cookiebanner die u informeert over onze cookies en u in staat stelt uw cookievoorkeuren te selecteren. 
 

Noodzakelijke cookies

Noodzakelijke cookies zijn vereist om de basisfuncties van deze site mogelijk te maken, zoals het bieden van veilige aanmelding of het aanpassen van uw toestemmingsvoorkeuren. Deze cookies slaan geen persoonlijk identificeerbare gegevens op. 

Functionele cookies

Functionele cookies helpen bij het uitvoeren van bepaalde functionaliteiten, zoals het delen van de inhoud van de website op sociale media platforms, het verzamelen van feedback en andere functies van derden.

Analytische cookies

Analytische cookies worden gebruikt om te begrijpen hoe bezoekers interageren met de website. Deze cookies helpen informatie te verstrekken over statistieken zoals het aantal bezoekers, bouncepercentage, verkeersbron, enz.

Prestatie 

Prestatiecookies worden gebruikt om de belangrijkste prestatie-indexen van de website te begrijpen en te analyseren, wat bijdraagt aan een betere gebruikerservaring voor de bezoekers.

Advertentie

Advertentiecookies worden gebruikt om bezoekers te voorzien van aangepaste advertenties op basis van de pagina's die u eerder hebt bezocht, en om de effectiviteit van advertentiecampagnes te analyseren.
 

Overdracht naar landen buiten de EER

Wij kunnen uw persoonlijke gegevens overdragen aan partijen die uw persoonlijke gegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) verwerken. De overdracht van uw persoonlijke gegevens naar een land buiten de EER kan met name worden gerechtvaardigd op basis van een zogenaamd adequaatheidsbesluit. Dit is een besluit waarin de Europese Commissie verklaart dat bijvoorbeeld een bepaald land een vergelijkbaar niveau van gegevensbescherming biedt als de AVG. 

Als en voor zover wij persoonlijke gegevens delen met partijen in landen buiten de EER waarvoor geen adequaatheidsbesluit van toepassing is, zullen wij uw persoonlijke gegevens alleen overdragen als de ontvanger passende waarborgen biedt en u afdwingbare rechten en doeltreffende middelen heeft. 
 

Opslag van persoonlijke gegevens

Over het algemeen bewaren wij uw persoonlijke gegevens niet langer dan noodzakelijk is om de in deze privacyverklaring beschreven doeleinden te vervullen. 

Echter, we kunnen uw persoonlijke gegevens langer bewaren omdat het noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Bijvoorbeeld, we moeten bepaalde persoonlijke gegevens minimaal 7 jaar na afloop van een boekjaar bewaren. 

 

Privacyrechten

U heeft in bepaalde gevallen het recht om de persoonlijke gegevens die wij van u hebben verzameld in te zien en te wijzigen. U heeft, in bepaalde gevallen, ook het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonlijke gegevens en u kunt ons ook verzoeken om de verwerking van uw persoonlijke gegevens te beperken, uw gegevens te verwijderen of uw gegevens over te dragen aan een andere partij. Om een van uw privacyrechten uit te oefenen met betrekking tot persoonlijke gegevens die onder onze controle vallen, kunt u een verzoek naar ons sturen en aangeven dat het een verzoek voor persoonlijke gegevens betreft. 

Het uitoefenen van bovengenoemde privacyrechten is in principe kosteloos en kan worden gedaan per e-mail, post of telefonisch met behulp van de contactgegevens hieronder vermeld. Wij zullen u informatie verstrekken over de genomen maatregelen met betrekking tot uw verzoek zonder onredelijke vertraging en in principe binnen een maand na ontvangst van het verzoek. Indien de uitoefening van een privacyrecht duidelijk ongegrond of buitensporig is, met name vanwege het repetitieve karakter ervan, zullen wij u een redelijke vergoeding in rekening brengen of weigeren aan het verzoek te voldoen. We kunnen u ook om bepaalde aanvullende informatie vragen om ons te helpen uw identiteit te bevestigen voordat we aan een dergelijk verzoek voldoen.
 

Recht op het indienen van een klacht 

U heeft te allen tijde het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit. Wij verwijzen u naar deze webpagina voor een overzicht van de toezichthoudende autoriteiten en hun contactgegevens. In Nederland is dit de Autoriteit Persoonsgegevens. We geven er echter de voorkeur aan om uw klacht eerst zelf af te handelen voordat we u doorverwijzen naar de toezichthoudende autoriteit. Neem daarom contact met ons op, met name als u een klacht heeft over de manier waarop wij met uw persoonlijke gegevens omgaan, zodat we kunnen proberen het probleem op te lossen.
 

Contactgegevens

Klantenservice: [email protected]

Bedrijfsnaam en adres:
Cityfans
Digital Travel House BV
Slijperweg 12a
1032 KV
Amsterdam 
Nederland

Overig

Als wij verwijzen naar websites, al dan niet via hyperlinks van andere partijen, zijn wij niet verantwoordelijk voor de inhoud van die websites of de diensten van die partijen, of hoe zij uw persoonlijke gegevens verwerken.

Houd er rekening mee dat wij deze privacyverklaring van tijd tot tijd kunnen aanpassen. Waar nodig zullen wij u op de hoogte stellen van dergelijke wijzigingen. De huidige versie is altijd beschikbaar op onze website https://cityfans.com.